Padrón Municipal

Volantes y Certificaciones

12. Sentido de expedir certificados de residencia a nacionales de países no pertenecientes a la UE a la vista de lo dispuesto en el artículo 18.2 de la LRBRL.
El sentido de expedir certificados de residencia a extranjeros no comunitarios visto lo establecido por el artículo 18.2 de la Ley 7/1985 se aclara en el apartado 5. Empadronamiento de extranjeros de La Resolución de 4 de julio de 1997 conjunta de la Presidenta del Instituto Nacional de Estadística y del Director General de Cooperación Territorial por la que se dictan instrucciones técnicas a los Ayuntamientos sobre actualización del Padrón Municipal, al decir que:
El art. 18.2 de la Ley de Bases del Régimen Local, en su nueva redacción dada por la Ley 4/1996, refleja en forma clara y definitiva la separación entre las funciones que corresponden a los Ayuntamientos y las que corresponden al Ministerio del Interior en relación con la residencia en España de ciudadanos extranjeros.
El control de la permanencia en España de ciudadanos extranjeros corresponde al Ministerio del Interior, que se sirve para ello del Registro de permisos de residencia regulado por el art. 13.2 de la Ley Orgánica 7/1985, de 1 de julio, reguladora de los derechos y libertades de los extranjeros en España (derogada por la Ley Orgánica 4/2000, de 11 de enero, sobre derechos y libertades de los extranjeros en España y su integración social).
El Ayuntamiento ni interviene en la concesión de los permisos de residencia ni es competente para controlarlos. Su obligación es reflejar en un registro, el Padrón, el domicilio y las circunstancias de todas las personas que habitan en su término municipal. Y de la misma manera que no debe controlar a través del Padrón la legalidad o ilegalidad de la ocupación de la vivienda, tampoco debe realizar ningún control sobre la legalidad o ilegalidad de la residencia en territorio español de ninguno de sus vecinos.
En el Padrón municipal deben estar dadas de alta todas las personas que habitan en el municipio, sean nacionales o extranjeras, y en este último caso, tengan o no regularizada su situación en el Registro del Ministerio del Interior.

13. Obligatoriedad o no de cumplimentar los Efectos para los que se expide un certificado de empadronamiento.

Los Ayuntamientos no tienen ninguna obligación, ni deben en principio, hacer constar los efectos a los que expide una certificación cuando se trata de una razón particular o privada (salvo la excepción que más adelante se indica). Lo contrario se presta a manipulaciones y a abusos. Además, en principio el Ayuntamiento no es quien para saber las intenciones de un interesado, aunque este así lo declare.
En cambio, esta indicación de a qué efectos se expide está justificada cuando se trata de que surta efectos en un expediente determinado en el que así se exige expresamente (por ejemplo, para obtener una beca o una subvención pública).

14. Aclaración sobre la Obligatoriedad o no de cumplimentar los efectos por los que se expide un certificado padronal.

En la consulta resuelta por la Comisión Permanente del Consejo de Empadronamiento en la sesión de 1 de diciembre de 2004, acerca de la obligatoriedad o no de cumplimentar los efectos para los que se expide un certificado de empadronamiento, cuando se menciona que los Ayuntamientos … no deben en principio, hacer constar los efectos a los que expide una certificación cuando se trata de una razón particular o privada. Lo contrario se presta a manipulaciones y abusos…
Se subraya que se refiere a situaciones en las que se solicita para cuestiones particulares y que, por tanto, el Ayuntamiento desconoce el ulterior uso que va a hacer de él el interesado.
De manera que, tal y como se menciona en la citada consulta, sólo en el caso de que en un expediente administrativo determinado se exija que figure dichos efectos en la certificación padronal, tendría justificación dicha inserción.
En concreto, la consulta objeto de la primera respuesta se refería a la petición de hacer constar que el certificado se expedía a efectos de la visita de un familiar o amigo.

15.Posibilidad de expedir volantes o certificados de empadronamiento a personas en situación de posible baja detectada de oficio o a instancia de un tercero.

Si, con ocasión de nuevos empadronamientos en un domicilio o a instancias de un tercero, la Administración municipal advirtiera que las personas que figuran empadronadas en ese domicilio lo han abandonado, se iniciará un expediente de baja de oficio en su Padrón para todas aquellas personas que ya no habitan en dicho domicilio.
Si, alguno de estos ciudadanos solicitase un volante o certificado de empadronamiento, en tanto en cuanto no se resuelva el expediente de baja de oficio, el Ayuntamiento tendrá que expedir el volante de empadronamiento correspondiente a la inscripción actual, haciéndose constar que se está tramitando el expediente de baja en el apartado observaciones de la certificación.
De la misma forma se procederá en cualquier otro supuesto en el que, ya sea de oficio o a instancia de un tercero, se haya iniciado un expediente de baja de oficio y en tanto no se resuelva éste.

16. Solicitud del certificado de empadronamiento de unos menores por su padre cuando viven con su madre y los padres están separados de hecho.

Los padres, como representantes legales de sus hijos menores de edad, tienen, con carácter general, acceso a sus datos padronales y, por tanto, pueden solicitar un certificado de empadronamiento de los mismos. La Resolución de 4 de julio de 1997, conjunta de la Presidenta del Instituto Nacional de Estadística y del Director General de Cooperación Territorial, por la que se dictan instrucciones técnicas a los Ayuntamientos sobre actualización del Padrón Municipal, en su apartado 2. Representación, recuerda que de conformidad con lo dispuesto en el art. 162 del Código Civil, en principio bastará con la presentación del Libro de Familia para reputar válida la representación de los hijos menores por cualquiera de sus padres. En los supuestos de separación o divorcio corresponde la representación de los menores, a efectos padronales, a la persona que tenga confiada su guarda y custodia, lo que se deberá acreditar mediante copia de la correspondiente resolución judicial.
En el supuesto de que no exista resolución judicial que determine a quién corresponde la representación de los menores resulta de aplicación lo establecido en la consulta número 3. Inscripción padronal de una menor cuyos padres se encuentran separados pero sin resolución judicial, aprobada por la Comisión Permanente del Consejo de Empadronamiento en la sesión celebrada el 26 de enero de 1998, según la cual cuando sólo ha habido separación de hecho por parte de los padres y no existe por tanto resolución judicial que adjudique la guarda y custodia del menor a uno de ellos, ambos la comparten ... . Por tanto, ambos podrían solicitar un certificado de empadronamiento de sus hijos menores de edad, siendo necesaria la sola presentación del Libro de Familia para reputar válida la representación.
Sin embargo, considerando que en este caso el Ayuntamiento tiene constancia de la separación de hecho de los cónyuges y que el padre desconoce el domicilio de sus hijos, sería conveniente, como medida de cautela, que se pusiera en contacto con la madre antes de expedir la certificación, ante la posibilidad de que pueda existir una resolución judicial que le otorgue a esta última la guarda y custodia de sus hijos y que el propio Ayuntamiento desconozca, en cuyo caso la madre sería el único progenitor que, a efectos padronales, ostentaría la representación de los menores y no procedería la concesión al padre de un certificado de empadronamiento ni su acceso a los datos padronales de los mismos.

17. Competencia del Consejo en la homologación de un certificado de empadronamiento realizado por una empresa de ámbito nacional.

La Resolución de 4 de julio de 1997 de la Presidenta del Instituto Nacional de Estadística y del Director General de Cooperación Territorial, por la que se dictan instrucciones técnicas a los Ayuntamientos sobre actualización del Padrón municipal apartado 6.- Certificación y volante de empadronamiento establece en sus párrafos 6 y 7 que:
Mediante certificación se acreditarán también otros hechos relativos al empadronamiento y de los que el Ayuntamiento tiene constancia oficial: fechas inicial y final del empadronamiento en el municipio, domicilios en los que ha estado empadronado, causa del alta o de la baja en el Padrón, etc.
El modelo de certificación que se incluye en el Anexo I de esta Resolución puede ser utilizado para acreditar el empadronamiento tanto de todas las personas que residen en el mismo domicilio, como de una o varias de ellas, y, en ambos casos, se cumplimentará la información adicional de cada empadronado estrictamente en la medida en que sea pertinente para el fin para el que se ha solicitado la certificación. Cuando la certificación deba comprender más de cinco vecinos se pueden utilizar varias hojas del mismo modelo indicando en el apartado "observaciones" de cada una de ellas: "esta es la x hoja de la presente certificación extendida en z hojas.
En consecuencia, la posibilidad de introducir las diferencias relacionadas en el modelo de certificación propuesta se encuentran recogidas en los párrafos anteriores.
El citado apartado 6 también establece que: En el Anexo I se incluyen modelos de certificación y volante de empadronamiento. Los Ayuntamientos que pretendan utilizar formularios distintos, deberán someter los correspondientes modelos a la homologación de su respectiva Sección Provincial del Consejo de Empadronamiento.
Debe recordarse que la certificación es el único documento que acredita fehacientemente el hecho del empadronamiento. Conforme establecen el art. 61 del Reglamento de Población y Demarcación Territorial de las Entidades Locales y 204 y 205 del Reglamento de Organización, Funcionamiento y Régimen Jurídico de las Entidades Locales, la certificación debe estar suscrita por el Secretario del Ayuntamiento y conformada por el Alcalde, o por quienes les sustituyan o cuenten con su delegación conferida reglamentariamente
En consecuencia, la homologación del mencionado certificado del Ayuntamiento en cuestión corresponde a la Sección Provincial con independencia de que la empresa programadora realice trabajos para municipios de otra provincia, dado que la emisión de dichos certificados es, únicamente, competencia del Ayuntamiento.

18.Posibilidad de expedir un certificado de convivencia en base a información policial que contradiga los datos del Padrón Municipal de Habitantes.

La Ley 7/1985, de 2 de abril, reguladora de las Bases del Régimen Local, en su artículo 15 establece que Toda persona que viva en España está obligada a inscribirse en el Padrón del municipio en el que resida habitualmente. Quien viva en varios municipios deberá inscribirse únicamente en el que habite durante más tiempo al año. Por lo tanto, el Ayuntamiento debe instar a los ciudadanos que soliciten el certificado de convivencia a que previamente, y en cumplimiento de la citada disposición legal, soliciten su alta en el Padrón Municipal de Habitantes.
Por otra parte, el artículo 17.2 de la Ley 7/1985 establece que Los Ayuntamientos realizarán las actuaciones y operaciones necesarias para mantener actualizados sus Padrones de modo que los datos contenidos en éstos concuerden con la realidad. De acuerdo con esto, si el habitante que solicita el certificado de convivencia no se inscribe en el Padrón, el Ayuntamiento, una vez realizadas las comprobaciones oportunas, deberá proceder a iniciar un expediente de alta de oficio, con el fin de adecuar su Padrón a la realidad.
Finalmente, la Resolución de 4 de julio de 1997, conjunta de la Presidenta del Instituto Nacional de Estadística y del Director General de Cooperación Territorial por la que se dictan instrucciones técnicas a los Ayuntamientos sobre actualización del Padrón Municipal, en su apartado 6. Certificación y volante de empadronamiento, párrafo cuarto, establece que La certificación acredita que en el Padrón del municipio que la expide figura empadronada en esa fecha como vecino la persona a la que se refiere. Por lo tanto, el Ayuntamiento solo podrá expedir el certificado de convivencia después de que se haya procedido al alta del habitante en su Padrón.

19.Consecuencias de la expedición de certificados de empadronamiento en viviendas que carecen de licencia municipal.

La Resolución de 4 de julio de 1997, conjunta de la Presidenta del Instituto Nacional de Estadística y del Director General de Cooperación Territorial, por la que se dictan instrucciones técnicas a los Ayuntamientos sobre actualización del Padrón municipal, en su apartado 3. Comprobación de datos, establece, entre otros puntos, lo siguiente:

El Padrón es el registro administrativo que pretende reflejar el domicilio donde residen las personas que viven en España. Su objetivo es, por tanto, dejar constancia de un hecho, por lo que, en principio, no debe resultar distorsionado ni por los derechos que puedan o no corresponder al vecino para residir en ese domicilio, ni por los derechos que podrían derivarse de la expedición de una certificación acreditativa de aquel hecho.
En consonancia con este objetivo, la norma fundamental que debe presidir la actuación municipal de gestión del Padrón es la contenida en el artículo 17.2 de la Ley de Bases de Régimen Local: "realizarán las actuaciones y operaciones necesarias para mantener actualizados sus Padrones de modo que los datos contenidos en éstos concuerden con la realidad".

Por ello, las facultades atribuidas al Ayuntamiento en el artículo 59.2 del Reglamento de Población y Demarcación Territorial de las Entidades Locales para exigir la aportación de documentos a sus vecinos tienen como única finalidad "comprobar la veracidad de los datos consignados", como textualmente señala el propio artículo.
En consecuencia, tan pronto como el gestor municipal adquiera la convicción de que los datos que constan en la inscripción padronal se ajustan a la realidad, deja de estar facultado para pedir al vecino ulteriores justificantes que acrediten aquel hecho.
Siguiendo el mismo criterio, el apartado 4. Empadronamiento de marginados, de la citada Resolución establece:

Como se ha indicado en la norma anterior, el Padrón debe reflejar el domicilio donde realmente vive cada vecino del municipio. Siempre que se produzca esa realidad debe hacerse constar en el Padrón. Y de la misma manera que la inscripción padronal es completamente independiente de las controversias jurídico-privadas sobre la titularidad de la vivienda, lo es también de las circunstancias físicas, higiénico-sanitarias o de otra índole que afecten al domicilio.
En consecuencia, siempre que un Ayuntamiento compruebe que una persona tiene su residencia efectiva en el municipio (mediante informe de la Policía local, inspección del propio servicio, etc.), tiene la obligación legal de reflejar esa realidad en el Padrón. Y esa realidad debe quedar plasmada en el Padrón tanto en los supuestos en que el propio habitante solicita la inscripción, como en los supuestos en que permanece empadronado en otro municipio, en cuyo caso el Ayuntamiento debería iniciar un expediente de alta de oficio.
Según expone el Ayuntamiento en su escrito, parece que su principal preocupación son las responsabilidades en que pudiera incurrir el funcionario correspondiente por, y se cita literalmente, "certificar la existencia de la vivienda" sin licencia.
A este respecto, el artículo 53.1 del Reglamento de Población y Demarcación Territorial de las Entidades Locales aprobado por el Real Decreto 1690/1986, de 11 de julio, en su nueva redacción dada por el Real Decreto 2612/1996, de 20 de diciembre, dispone que los datos del Padrón constituyen prueba de la residencia en el municipio y del domicilio habitual en el mismo. Las certificaciones que de dichos datos se expidan tendrán carácter de documento público y fehaciente para todos los efectos administrativos, y el apartado 6. Certificación y volante de empadronamiento de la Resolución de 4 de julio de 1997, establece que La certificación acredita que en el Padrón del municipio que la expide figura empadronada en esa fecha como vecino la persona a la que se refiere ... Mediante certificación se acreditarán también otros hechos relativos al empadronamiento y de los que el Ayuntamiento tiene constancia oficial: fechas inicial y final del empadronamiento en el municipio, domicilios en los que ha estado empadronado, causa del alta o de la baja en el Padrón, etc.
Es decir, la certificación sólo sirve para acreditar hechos relativos al empadronamiento, y no a la legalidad de la vivienda en la que el habitante se empadrona que, en todo caso, estará sujeta a la legislación sectorial correspondiente, en este caso por tratarse de un municipio de Andalucía la Ley 7/2002, de 17 de diciembre, de Ordenación Urbanística de Andalucía, en cuyo TÍTULO VI, LA DISCIPLINA URBANÍSTICA se regulan, entre otras, la concesión de licencias urbanísticas y las competencias y obligaciones que tienen tanto el municipio como la Comunidad Autónoma de Andalucía cuando se incumple la legalidad urbanística.
Finalmente, se considera conveniente destacar que este informe se ciñe única y exclusivamente a las cuestiones relativas a la materia de inscripción padronal conforme a lo establecido en la Ley de Bases de Régimen Local y su normativa de desarrollo, sin entrar a valorar cualquier otra cuestión o consecuencia jurídica que pudiera derivarse de las situaciones planteadas por el Ayuntamiento en cuestión en otras disciplinas como Urbanismo o Hacienda municipal, ya que ello queda fuera del ámbito competencial de este Consejo de Empadronamiento.

20.Petición por dos particulares de fotocopia compulsada de la hoja de empadronamiento de la renovación a 1 de enero de 1996.

El artículo 53.1 del Reglamento de Población y Demarcación Territorial de las Entidades locales, aprobado por Real Decreto 1690/1986, de 11 de julio, establece que El Padrón municipal es el registro administrativo donde constan los vecinos de un municipio. Sus datos constituyen prueba de la residencia en el municipio y del domicilio habitual en el mismo. Las certificaciones que de dichos datos se expidan tendrán carácter de documento público y fehaciente para todos los efectos administrativos.
Por otra parte, la Resolución de 4 de julio de 1997, conjunta de la Presidenta del Instituto Nacional de Estadística y del Director General de Cooperación Territorial por la que se dictan instrucciones técnicas a los Ayuntamientos sobre actualización del Padrón Municipal, establece en su apartado 6. Certificación y volante de empadronamiento, entre otros, los siguientes puntos: Debe recordarse que la certificación es el único documento que acredita fehacientemente el hecho del empadronamiento ... Siempre que un vecino necesite acreditar su empadronamiento ante Tribunales de Justicia, Organismos extranjeros, etc. es necesario que se aporte la correspondiente certificación con las firmas manuscritas del Secretario y del Alcalde o de sus delegados o sustitutos. La certificación acredita que en el Padrón del municipio que la expide figura empadronada en esa fecha como vecino la persona a la que se refiere ... Mediante certificación se acreditarán también otros hechos relativos al empadronamiento y de los que el Ayuntamiento tiene constancia oficial: fechas inicial y final del empadronamiento en el municipio, domicilios en los que ha estado empadronado, causa del alta o de la baja en el Padrón, etc. Por lo tanto, si el objetivo de los solicitantes, tal y como manifiestan en sus instancias, es acreditar su empadronamiento con fecha 1 de mayo de 1996 ante la A.E.A.T., bastaría con que el Ayuntamiento les expidiese un certificado histórico de empadronamiento.
Por otra parte, la Ley 30/92, de 26 de noviembre, de Régimen Jurídico de las Administraciones Públicas y del Procedimiento Administrativo Común, en su artículo 35 regula los derechos de los ciudadanos en su relación con las Administraciones Públicas, y el apartado h) contiene el derecho al acceso a los registros y archivos de las Administraciones Públicas en los términos previstos en la Constitución y en ésta u otras Leyes. El artículo 37 de la citada ley, que regula este derecho, establece en su apartado 8. que el derecho de acceso conllevará el de obtener copias o certificados de los documentos cuyo examen sea autorizado por la Administración, previo pago, en su caso, de las exacciones que se hallen legalmente establecidas. Además, el artículo 46.2 declara que las copias de cualesquiera documentos públicos gozarán de la misma validez y eficacia que éstos siempre que exista constancia de que sean auténticas.
En conclusión, si bien, como se dijo anteriormente, un certificado histórico de empadronamiento es el documento legal que acredita el empadronamiento de los solicitantes con fecha 1 de mayo de 1996 en el citado municipio, no existe inconveniente legal alguno en conceder a los mismos su petición de una fotocopia compulsada de la hoja de empadronamiento con la citada fecha. No obstante, si en la citada hoja padronal existieran datos de otras personas, para su cesión, se deberá tener en cuenta lo previsto en la Ley 15/1999, de 13 de septiembre, de Protección de Datos de Carácter Personal.

21.- VOLANTES Y CERTIFICADOS COLECTIVOS
- ¿Es legal la expedición de volantes o certificados de empadronamiento colectivos en los que se contienen datos personales (identidad, sexo, nacionalidad, etc...) protegidos por la normativa de protección de datos?
- ¿Deberían expedirse únicamente volantes y certificaciones individuales?
La certificación es el único documento que acredita fehacientemente el hecho del empadronamiento, según el artículo 53.1 del Reglamento de Población y Demarcación Territorial de las Entidades Locales. La Ley Orgánica 15/1999, de 13 de diciembre, de Protección de Datos de Carácter Personal, delimita el concepto de interesado legítimo, es decir, quiénes pueden acceder a conocer la información de un registro público, y para el Padrón municipal la Resolución de 4 de julio de 1997, conjunta de la Presidenta del Instituto Nacional de Estadística y del Director General de Cooperación Territorial, por la que se dictan instrucciones técnicas a los Ayuntamientos sobre actualización del Padrón municipal, distingue tres tipos de interesados legítimos:
- El propio vecino al que se refieren los datos padronales. El vecino puede acceder a su información personalmente o por medio de su representante, legal o voluntario.
- Las autoridades que estén al frente de alguna Administración Pública que necesite la información padronal en el ejercicio de sus competencias legales y para asuntos en los que la residencia o el domicilio sean datos relevantes, y
- Los Jueces y los Tribunales de Justicia.

Como menciona el propio Ayuntamiento en su consulta, la expedición del certificado de empadronamiento (o, en su caso, la del volante) es un requisito exigido por distintas Administraciones en múltiples situaciones (procedimientos de reagrupación familiar, de arraigo social, prestaciones sociales etc.). En algunas de ellas es imprescindible que en el certificado conste una relación de todas las personas empadronadas en la vivienda como, por ejemplo, en los procedimientos de reagrupación familiar, donde los servicios sociales lo exigen para comprobar que la citada vivienda reúne las condiciones de habitabilidad adecuadas para acoger a los menores de edad que se pretenden reagrupar, evitándose así situaciones de hacinamiento. Se considera, por tanto, que los afectados por estos procedimientos tienen un interés legítimo en conocer quiénes son las otras personas que figuran empadronadas en su misma vivienda, lo que les permitirá ejercitar sus derechos y, en su caso, instar al Ayuntamiento a que adecue el Padrón a la realidad social, por ejemplo, iniciando expedientes de baja de oficio para las personas que ya no residen en ese domicilio etc.
La citada Resolución de 4 de julio de 1997, también en su apartado 6 referente a la certificación y volante de empadronamiento, explica cómo se puede compaginar la expedición de certificados de empadronamiento con la normativa de protección de datos al señalar que el modelo de certificación que se incluye en el anexo de la Resolución puede ser utilizado para acreditar el empadronamiento tanto de todas las personas que residen en el mismo domicilio, como de una o varias de ellas, y, en ambos casos, se cumplimentará la información adicional de cada empadronado estrictamente en la medida en que sea pertinente para el fin para el que se ha solicitado la certificación. Es decir, el Ayuntamiento, como gestor del Padrón municipal, deberá valorar el fin para el que se solicita la certificación y limitar en consecuencia los datos personales de los empadronados que incluirá en el certificado.
Posteriormente, la Comisión Permanente del Consejo de Empadronamiento, en su Sesión de 26 de enero de 1998, en la consulta núm. 9. Certificación de datos padronales para varios residentes, estableció que no deben expedirse certificaciones de más de un empadronado que no comprendan a todos los habitantes del mismo domicilio. Como única excepción a este criterio, la consulta núm. 5. Expedición de certificados de residencia en domicilios colectivos, resuelta por la Comisión Permanente en su Sesión de 27 de octubre de 1997, establece que En el caso de los establecimientos colectivos, la expedición de los certificados de empadronamiento deberá tener un carácter individual, certificándose exclusivamente los datos de la persona o personas para las que se solicite el certificado, especificando, en el apartado observaciones, que la vivienda es de tipo colectivo.
Los mismos criterios son aplicables a la expedición de los volantes de empadronamiento, documentos de carácter puramente informativo en los que no serán necesarias las formalidades previstas para las certificaciones (artículo 61 párrafo 2 del Reglamento de Población).

22.- Posibilidad de expedir certificados de convivencia de todos los empadronados en una vivienda, incluyendo menores de edad, a petición de las oficinas de recaudación tributaria.

El artículo 93 de la Ley 58/2003, de 17 de diciembre, General Tributaria, establece en su apartado 1 que las personas físicas o jurídicas, públicas o privadas, así como las entidades mencionadas en el apartado 4 del artículo 35 de esta Ley, estarán obligadas a proporcionar a la Administración tributaria toda clase de datos, informes, antecedentes y justificantes con trascendencia tributaria relacionados con el cumplimiento de sus propias obligaciones tributarias o deducidos de sus relaciones económicas, profesionales o financieras con otras personas.
A su vez el artículo 94.1, regula el deber específico de las autoridades de informar y colaborar, al establecer que Las autoridades, cualquiera que sea su naturaleza, los titulares de los órganos del Estado, de las comunidades autónomas y de las entidades locales; los organismos autónomos y las entidades públicas empresariales; las cámaras y corporaciones, colegios y asociaciones profesionales; las mutualidades de previsión social; las demás entidades públicas, incluidas las gestoras de la Seguridad Social y quienes, en general, ejerzan funciones públicas, estarán obligados a suministrar a la Administración tributaria cuantos datos, informes y antecedentes con trascendencia tributaria recabe ésta mediante disposiciones de carácter general o a través de requerimientos concretos, y a prestarle, a ella y a sus agentes, apoyo, concurso, auxilio y protección para el ejercicio de sus funciones.
Por lo tanto, siempre que las oficinas de recaudación especifiquen, aunque sea de forma sucinta, la trascendencia tributaria de la información solicitada a los Ayuntamientos, existe la obligación legal de proporcionársela.
Con respecto al contenido de los certificados expedidos por el Ayuntamiento, la Consulta núm. 9 Certificación de datos padronales para varios residentes, resuelta por la Comisión Permanente del Consejo de Empadronamiento en su Sesión de 26 de enero de 1998, establece que no deben expedirse certificaciones de más de un empadronado que no comprendan a todos los habitantes del mismo domicilio. Por lo tanto, y en contestación a una de las dudas que se le plantea al Ayuntamiento, si hay menores de edad en el domicilio deben estar comprendidos en los certificados de carácter colectivo que se expidan.

23.- Cuestiones sobre el certificado de convivencia: qué es, cuál es la norma legal en la que aparece su contenido, procedimiento de elaboración, fuente de los datos y autoridad que puede expedirlo.

Uno. No existe ninguna norma que defina y determine el contenido de los certificados de convivencia si bien existen diversas normas que exigen a los ciudadanos la aportación de estos certificados en determinados procedimientos de reconocimiento de prestaciones o derechos y para el acceso a determinados servicios públicos.
Tampoco la vigente legislación padronal recoge de manera expresa qué es un certificado de convivencia, refiriéndose exclusivamente al certificado de empadronamiento, certificado que tiene carácter de documento público y fehaciente probatorio de la residencia en el municipio y del domicilio habitual en el mismo (art. 16.1 de la Ley 7/1985, de 2 de abril, Reguladora de las Bases del Régimen Local).
Atendiendo al significado que el Diccionario de la Real Academia otorga a estos términos podemos definir el certificado de convivencia como el documento que afirma, asegura o da por cierto el hecho de que varias personas conviven o habitan conjuntamente.
No obstante, algunas de las normas sectoriales que exigen este certificado contienen un concepto de convivencia que exige, además, la concurrencia de otras circunstancias, como por ejemplo la interdependencia económica o la relación de parentesco.
Dos. Las fuentes de datos para poder expedir ese certificado son diversas. Según la jurisprudencia cualesquiera que sirvan para probar el hecho de la convivencia, entre ellas la declaración de testigos o los informes de la policía o el Padrón municipal.
Por tanto, el certificado de empadronamiento (que es el único que puede emitirse con base en los datos del Padrón) es uno de los documentos que puede usarse para acreditar la convivencia, siendo además un medio probatorio privilegiado, lo que no excluye su acreditación por otras vías, al igual que podrá acreditarse por otras vías que la convivencia no se produce a pesar del empadronamiento (STSJ de Castilla y León 541/2009, de 22 de abril).
En cuanto a los certificados de convivencia provenientes del Padrón municipal, la Comisión Permanente del Consejo de Empadronamiento ha resuelto, en varias reuniones, lo siguiente:
a) En su reunión de 19 de junio de 1997, resolvió una consulta en los siguientes términos:
Lo único que puede certificarse con los datos de inscripción en el Padrón es la relación de personas que viven en la misma vivienda, por lo que no podrían certificarse relaciones de parentesco ni de dependencia económica.
Además, la Resolución de la Presidenta Resolución de 4 de julio de 1997, de la Presidenta del Instituto Nacional de Estadística y del Director general de Cooperación Territorial, por la que se dictan instrucciones técnicas a los Ayuntamientos sobre actualización del Padrón municipal en su apartado 6.- Certificación y volante de empadronamiento párrafo 7º establece que:
El modelo de certificación que se incluye en el Anexo I de esta Resolución puede ser utilizado para acreditar el empadronamiento tanto de todas las personas que residen en el mismo domicilio, como de una o varias de ellas, y, en ambos casos, se cumplimentará la información adicional de cada empadronado estrictamente en la medida en que sea pertinente para el fin para el que se ha solicitado la certificación......
b) La consulta resuelta por la Comisión Permanente del Consejo de Empadronamiento en su Sesión de 26 de enero de 1998, Certificación de datos padronales para varios residentes, establece que no deben expedirse certificaciones de más de un empadronado que no comprendan a todos los habitantes del mismo domicilio
A estos efectos, habría que tener en cuenta lo previsto en la citada Resolución de 4 de julio de 1997, en su apartado 3.- Comprobación de datos. párrafo 7º al establecer que:
Cuando un ciudadano solicite su alta en un domicilio en el que ya consten empadronadas otras personas, en lugar de solicitarle que aporte el documento que justifique su ocupación de la vivienda, se le deberá exigir la autorización por escrito de una persona mayor de edad que figure empadronada en ese domicilio.
Si, con ocasión de este empadronamiento, la Administración municipal advirtiera que las personas que figuran empadronadas en ese domicilio lo han abandonado, aceptará el empadronamiento de los nuevos residentes en la vivienda conforme al procedimiento ordinario, y, simultáneamente, iniciará expediente de baja de oficio en su Padrón de las personas que ya no habitan en ese domicilio. Esta circunstancia podrá hacerse constar en el apartado “observaciones” de la certificación que pueda expedirse a instancia de los nuevos empadronados.
c) Por lo que se refiere a la posibilidad de expedir certificados de convivencia fuera del cauce padronal, sólo con un informe policial que acredite que las personas conviven en el domicilio, la Comisión Permanente del Consejo de Empadronamiento, en su reunión de 16 de julio de 2009, resolvió la siguiente consulta:
Posibilidad de expedir un certificado de convivencia en base a información policial que contradiga los datos del Padrón Municipal de Habitantes

La Ley 7/1985, de 2 de abril, reguladora de las Bases del Régimen Local, en su artículo 15 establece que Toda persona que viva en España está obligada a inscribirse en el Padrón del municipio en el que resida habitualmente. Quien viva en varios municipios deberá inscribirse únicamente en el que habite durante más tiempo al año. Por lo tanto, el Ayuntamiento debe instar a los ciudadanos que soliciten el certificado de convivencia a que previamente, y en cumplimiento de la citada disposición legal, soliciten su alta en el Padrón Municipal de Habitantes.
Por otra parte, el artículo 17.2 de la Ley 7/1985 establece que Los Ayuntamientos realizarán las actuaciones y operaciones necesarias para mantener actualizados sus Padrones de modo que los datos contenidos en éstos concuerden con la realidad. De acuerdo con esto, si el habitante que solicita el certificado de convivencia no se inscribe en el Padrón, el Ayuntamiento, una vez realizadas las comprobaciones oportunas, deberá proceder a iniciar un expediente de alta de oficio, con el fin de adecuar su Padrón a la realidad.
Finalmente, la Resolución de 4 de julio de 1997, conjunta de la Presidenta del Instituto Nacional de Estadística y del Director General de Cooperación Territorial por la que se dictan instrucciones técnicas a los Ayuntamientos sobre actualización del Padrón Municipal, en su apartado 6. Certificación y volante de empadronamiento, párrafo cuarto, establece que La certificación acredita que en el Padrón del municipio que la expide figura empadronada en esa fecha como vecino la persona a la que se refiere. Por lo tanto, el Ayuntamiento solo podrá expedir el certificado de convivencia después de que se haya procedido al alta del habitante en su Padrón.
En este sentido conviene tener en cuenta la STSJ de las Islas Baleares 178/1994, de 13 de junio, que reconoce la prevalencia de certificado de empadronamiento emitido por el Secretario del Ayuntamiento, frente a certificación del Alcalde de la misma Corporación. O el Auto del TS de 28 febrero de 2007, que también reconoce dicha prevalencia frente a otro certificado municipal contrario emitido por el personal encargado de las funciones de inspección del Ayuntamiento.
Tres. Conforme al artículo 61 del Reglamento de Población y Demarcación Territorial de las Entidades Locales, aprobado por Real Decreto 1690/1986, de 11 de julio, los certificados de empadronamiento los emite el Secretario del Ayuntamiento (o funcionario en quien delegue), con el visto bueno del Alcalde.
Sin embargo, para determinar cuál sea la autoridad competente para emitir los certificados de convivencia habrá que estar a lo que diga la norma que exige ese certificado y, si ésta solo contiene una remisión genérica al municipio o a la autoridad municipal competente (como suele ser habitual), habrá que estar a la legislación de régimen local, teniendo en cuenta que cuando no se atribuye la competencia a un órgano en concreto, ésta le corresponde al Alcalde en virtud de las cláusula de competencias residuales que contiene el artículo 21.1,s) de la citada Ley 7/1985.
Por último, conviene advertir que en el caso de certificados de empadronamiento colectivo hay que tener en cuenta la normativa sobre protección de datos personales ya que mediante la expedición del certificado se están cediendo datos personales de personas ajenas al solicitante, debiendo constar, en todo caso, el número total de personas inscritas en la vivienda.

24.- Consulta de un Ayuntamiento sobre dos supuestos, uno de solicitud de certificación de empadronamiento y otro de renovación padronal, en que están implicados extranjeros no comunitarios que no residen habitualmente en España.

De acuerdo con lo establecido tanto en el artículo 15 de la Ley 7/1985, de 2 de abril, Reguladora de las Bases del Régimen Local como en el 54 del Reglamento de Población y Demarcación Territorial de las Entidades Locales, Toda persona que viva en España está obligada a inscribirse en el Padrón del municipio en el que resida habitualmente. Quien viva en varios municipios deberá inscribirse únicamente en el que habite durante más tiempo al año.
Asimismo, el artículo 16 de la citada Ley se establece que El Padrón municipal es el registro administrativo donde constan los vecinos de un municipio. Sus datos constituyen prueba de la residencia en el municipio y del domicilio habitual en el mismo.
En definitiva, de lo expuesto anteriormente se deduce que el Padrón es un registro administrativo donde sólo deben constar las personas que vivan en España, como ya se ha reiterado en numerosas ocasiones por la Comisión Permanente del Consejo de Empadronamiento. Por tanto, si el Ayuntamiento tiene conocimiento de que figuran empadronadas en su municipio personas que no residen en el mismo, debería realizar las actuaciones y operaciones necesarias para mantener actualizados sus Padrones de modo que los datos contenidos en estos concuerden con la realidad, según establece el artículo 17.2 de la citada Ley.
En consecuencia, para el primero de los supuestos planteados, si los afectados están empadronados, debería iniciarse un expediente de baja por inscripción indebida. No obstante, en tanto no hayan sido dados de baja deberá expedirse el certificado indicando que están de alta e incluyendo una observación en el mismo en la que conste que están sometidos a un proceso de baja por inscripción indebida, por analogía con lo establecido en apartado 3. Comprobación de datos, párrafo octavo de la Resolución de 4 de julio de 1997, conjunta de la Presidenta del Instituto Nacional de Estadística y del Director General de Cooperación Territorial, por la que se dictan instrucciones técnicas a los Ayuntamientos sobre actualización del Padrón Municipal:
Si, con ocasión de este empadronamiento, la Administración municipal advirtiera que las personas que figuran empadronadas en ese domicilio lo han abandonado, aceptará el empadronamiento de los nuevos residentes en la vivienda conforme al procedimiento ordinario, y, simultáneamente, iniciará expediente de baja de oficio en su Padrón de las personas que ya no habitan en ese domicilio. Esta circunstancia podrá hacerse constar en el apartado “observaciones” de la certificación que pueda expedirse a instancia de los nuevos empadronados.
Por otra parte, si los afectados nunca han estado empadronados, se les denegará el certificado, motivándolo por escrito en el hecho de no constar en el Padrón del municipio y no poder ser inscritos por no vivir en el municipio.
Con relación al segundo de los supuestos, si el afectado ha estado empadronado y se encuentra de baja por no haber renovado su inscripción, se le expedirá un certificado en el que conste que se encuentra en situación de baja. Por otra parte, el Ayuntamiento ha actuado correctamente al no realizar la renovación padronal del mismo, puesto que reconoce que no tiene su residencia habitual en el municipio.

25.- Cuestiones relacionadas con los certificados de empadronamiento:

- Posibilidad de expedir un certificado en el que sólo conste la convivencia de una madre con su hija, aún cuando haya otros empadronados en la vivienda.
- Cómo compaginar la normativa de protección de datos con la expedición de certificados de empadronamiento.

Respecto a la primera cuestión, sobre si el certificado de convivencia puede incluir solo a las personas que lo solicitan o debería aparecer la relación de todos los vecinos de la vivienda, el Ayuntamiento, como gestor del Padrón municipal, deberá valorar la finalidad para la que se solicita dicha certificación:
a) Si el objetivo es acreditar quiénes viven en un determinado domicilio, la certificación tendrá que recoger necesariamente a todos los habitantes inscritos, según reiterados informes de la Comisión Permanente del Consejo de Empadronamiento. Sirva como ejemplo la consulta nº 3. Certificación de datos padronales cuando en una vivienda reside más de una familia, resuelta por la Comisión Permanente en su Sesión de 27 de octubre de 1997, que establece lo siguiente:
Al haber dejado de ser el parentesco un dato contenido en el Padrón, resulta difícil que los gestores de éste certifiquen sobre hechos o relaciones que oficialmente no les constan. La pretensión de que el Ayuntamiento expida una prueba que acredite quiénes son los componentes de una unidad familiar se ve además agravada por el hecho de que, las más de las veces, lo que el solicitante pretende acreditar no es exactamente la unidad familiar sino la unidad económica, conceptos que no siempre coinciden.
Claramente los objetivos que se pretenden acreditar mediante las certificaciones padronales desbordan ampliamente las posibilidades del Padrón, por lo que es imposible diseñar ningún procedimiento o estrategia que permita alcanzarlos.
En el Padrón constan únicamente personas y domicilios, y por ello del Padrón únicamente pueden deducirse certificaciones que acrediten que una o varias personas habitan en un domicilio (o que lo habitaron en el pasado, que han cesado de habitar en él, etc.). Las certificaciones no necesitan comprender siempre a todas las personas que viven en el domicilio, pero, si la solicitud pretende abarcar a todas, no cabe excluir a algunas de las que constan oficialmente basándose en razones o en hechos no acreditados oficialmente.
Por tanto, cuando en la certificación se haga constar quiénes son los habitantes de un domicilio deberá necesariamente recogerse en ella a todos, o mencionar de alguna forma que los no relacionados están siendo objeto de un tratamiento específico por parte de la Administración municipal (expediente de baja de oficio, etc.).
El sistema de codificación que el Ayuntamiento utilice para facilitar su gestión padronal no puede, en modo alguno, determinar un distinto contenido de las certificaciones padronales. La utilización de uno u otro código o número de hoja padronal, o la adopción de cualquier sistema de gestión, no puede aportar al Padrón una información de la que carece conforme a su normativa legal.
Por ello, el Ayuntamiento no está facultado para certificar quiénes son los componentes de una familia y, además, deberá adoptar las medidas pertinentes para que, cuando se le solicite una certificación de todos los residentes en una vivienda, la certificación comprenda precisamente a todos los que allí viven y no sólo a una parte de ellos.
b) Si el certificado se solicita con otra finalidad, y el Ayuntamiento aprecia que para la consecución de la misma no es relevante acreditar quienes conviven en el mismo domicilio, estaría justificado, de acuerdo con la normativa de protección de datos, que no se mostraran los datos personales de los demás vecinos, constando en el certificado únicamente los de la solicitante y su hija, si bien debería hacerse constar el número total de personas inscritas en la vivienda.
Con respecto a la segunda cuestión, sobre la manera de compaginar la normativa de protección de datos con la posibilidad de que una persona sin autorización solicite un certificado de empadronamiento del resto de las personas que se encuentran empadronadas en la misma vivienda, se ha de tener en cuenta lo dispuesto por la Resolución de 4 de julio de 1997, conjunta de la Presidenta del Instituto Nacional de Estadística y del Director General de Cooperación Territorial, por la que se dictan instrucciones técnicas a los Ayuntamientos sobre actualización del Padrón municipal, en cuyo párrafo undécimo del apartado 2. Representación establece:
El art. 57.2.a) del Reglamento permite que en la hoja padronal se haga constar la concesión de representación que pueda otorgar cada vecino. El desarrollo riguroso de esta previsión supondría la posibilidad de que cada miembro de una familia designara a otras personas (no necesariamente de la misma familia y no necesariamente a todas las de su familia) para representarle ante su Ayuntamiento. Tal sistema provocaría infinitos errores y complicaría extraordinariamente la gestión del Padrón.
Por ello, en el modelo de hoja padronal incluido en el Anexo de esta resolución se contiene únicamente el supuesto de que todos los miembros de la familia concedan su representación a cualquiera de los mayores de edad no incapacitados que la componen. La familia que no acepte este sistema se verá obligada a conceder su representación individualizada para cada acto de gestión concreto que uno de sus miembros pretenda realizar ante el Ayuntamiento en nombre de todos.
En consecuencia, si la representación se dio en su momento en la hoja padronal la persona en cuestión podrá solicitar el certificado de empadronamiento de todas las personas que residen en la vivienda pero si no fuese así, como la consulta dice que la referida persona no dispone de autorización, sólo podrá solicitar su propio certificado de empadronamiento.
Ahora bien, si solicita el certificado de empadronamiento de un hijo menor de edad, o de un menor de quién se es tutor, dicha persona puede obtenerlo siempre que cumpla los requisitos establecidos en el citado apartado 2. Representación de la Resolución de 4 de julio de 1997 que en los dos primeros párrafos, dispone que La representación de los menores de edad e incapacitados (representación legal) se rige a efectos padronales por las normas generales del Derecho Civil (art. 54.2 del Reglamento de Población y Demarcación Territorial de las Entidades Locales).
De conformidad con lo dispuesto en el art. 162 del Código Civil, en principio bastará con la presentación del Libro de Familia para reputar válida la representación de los hijos menores por cualquiera de sus padres. En los supuestos de separación o divorcio corresponde la representación de los menores, a efectos padronales, a la persona que tenga confiada su guarda y custodia, lo que se deberá acreditar mediante copia de la correspondiente resolución judicial. De la misma manera, en los supuestos de tutela, acogimiento, etc. se deberá aportar copia de la resolución judicial.
Por lo que se refiere a la posibilidad de que los ciudadanos puedan tramitar telemáticamente consultas o solicitudes en relación con el Padrón se podrán llevar a cabo en virtud de lo establecido por la Ley 11/2007, de 22 de junio, de acceso electrónico de los ciudadanos a los Servicios Públicos.
Con respecto a la cuestión de si un ciudadano, al consultar los datos padronales con su DNI electrónico, podrá acceder también a los de las personas que están empadronadas en ese mismo domicilio, habrá que acudir a la representación que se haya otorgado en la hoja de inscripción padronal, tal y como se ha recogido en los párrafos anteriores.
Y, finalmente, con respecto a la posibilidad de obtener certificados o volantes de empadronamiento de dichas personas o de sus hijos de forma telemática, se tendrán que aplicar, una vez más, las normas que regulan la representación legal y voluntaria que se han expuesto anteriormente.

27.- Invalidez de certificados padronales expedidos con firmas escaneadas del Alcalde y el Secretario

El artículo 16.1 de la Ley 7/1985 de 2 de abril, Reguladora de las Bases del Régimen Local señala que las certificaciones de los datos padronales que se expidan tendrán carácter de documento público y fehaciente para todos los efectos administrativos.
Por su parte, el artículo 61 del Reglamento de Población y Demarcación Territorial, aprobado por RD 1690/1986, de 11 de julio, señala respecto de estas certificaciones que serán expedidas por el Secretario del Ayuntamiento o funcionario en quien delegue, de conformidad con lo dispuesto en los artículos 204 y 205 del Reglamento de Organización, Funcionamiento y Régimen Jurídico de las Entidades Locales, aprobado por RD 2568/1986, de 28 de noviembre (en adelante, ROF).
En este sentido, el citado artículo 204 del ROF dispone que se expedirán siempre por el Secretario, salvo precepto expreso que disponga otra cosa, las certificaciones de todos los actos, resoluciones y acuerdos de los órganos de gobierno de la entidad así como las copias y certificados de libros y documentos que existan en las distintas dependencias. Y el artículo 205 determina la forma en que se tienen que expedir estas certificaciones. Así, señala que “las certificaciones se expedirán por orden del Presidente de la Corporación y con su “visto bueno”, para significar que el Secretario o funcionario que las expide y autoriza está en el ejercicio de su cargo y que su firma es auténtica. Irán rubricadas al margen por el Jefe de la Unidad al que corresponda, llevarán el sello de la Corporación …”
De manera que las certificaciones padronales deben expedirse bajo el cumplimiento de todas las formalidades descritas en la normativa anteriormente citada, porque se realizan en el ejercicio de la función de fe pública, cuya responsabilidad administrativa corresponde al Secretario del Ayuntamiento de conformidad con lo previsto en los apartados 1 y 2 de la disposición adicional segunda de la Ley 7/2007, de 12 de abril, del Estatuto Básico del Empleado Público, en relación con el artículo 2 del Real Decreto 1174/1987, de 18 de septiembre, por el que se regula el Régimen Jurídico de los Funcionarios de Administración Local con habilitación de carácter nacional.
En consecuencia, sólo cabe expedir la certificación con la firma autógrafa del Secretario del Ayuntamiento o, en su caso, funcionario en quién se haya delegado el ejercicio de la función de fe pública a este efecto. Cuestión que queda meridianamente clara en las sentencias citadas por la propia secretaria del Ayuntamiento de Cambre en su informe.
En el caso de que se esté aplicando la gestión electrónica del procedimiento de expedición de certificados del Padrón municipal de habitantes de conformidad con lo dispuesto en la Ley 11/2007, de 22 de junio, de acceso electrónico de los ciudadanos a los servicios públicos, habrá que estar, en cuanto a la firma de la certificación expedida como documento electrónico, a lo dispuesto en la Ley 59/2003, de 19 de diciembre de firma electrónica.
En este sentido, el apartado 1 del artículo 3 de dicha Ley 59/2003, dispone que la firma electrónica es el conjunto de datos en forma electrónica que pueden ser utilizados como medio de identificación del firmante. Añadiendo su apartado 6. a) que el documento electrónico será soporte, entre otros, de “documentos públicos, por estar firmados electrónicamente por funcionarios que tengan legalmente atribuida la facultad de dar fe pública, judicial, notarial o administrativa, siempre que actúen en el ámbito de sus competencias con los requisitos exigidos por la Ley en cada caso”. Y por último, en su apartado 4 señala que “la firma electrónica reconocida tendrá respecto de los datos consignados en forma electrónica el mismo valor que la firma manuscrita en relación con los consignados en papel.”
Por todo ello, dado el valor de documento público y fehaciente para todos los efectos administrativos de las certificaciones padronales, que se expiden en el ejercicio de la función de fe pública y por tanto autenticadas a través de la firma autógrafa o electrónica de quien tiene atribuida tal función, se considera que no se pueden calificar como certificaciones padronales aquellos documentos que se expidan con las firmas escaneadas.