Hoja de Inscripción Padronal
10.Imposibilidad de incluir alguna fórmula que permita distinguir cada unidad familiar, en el supuesto de que residan varias familias en la misma vivienda.
Los datos obligatorios de la inscripción en el Padrón son, exclusivamente, los enumerados en el artículo 16.2 de la Ley 7/85, de 2 de abril, por lo que no es posible incluir ningún dato que permita distinguir las unidades familiares.
11.Posibilidad de incluir en la solicitud de alta y cambio de domicilio en el Padrón municipal una casilla para que el habitante autorice al Ayuntamiento a comunicar a la Jefatura Provincial de Tráfico el cambio de domicilio del permiso de circulación, en virtud del convenio entre el Ministerio del Interior y la FEMP.
La Comisión Permanente consideró que esta información no era un nuevo dato de inscripción, por lo que era susceptible de ser recogido con el consentimiento expreso del ciudadano. Si bien se puso de manifiesto la existencia de un proyecto del Ministerio de Administraciones Públicas con la cooperación de los Ayuntamientos para comunicar el cambio de domicilio a distintos Organismos de la Administración General del Estado mediante una aplicación informática en la que el ciudadano selecciona los Organismos a los que quiere notificar el cambio de domicilio solicitado en el Padrón del Ayuntamiento. En este sentido la Comisión estableció una recomendación para que la autorización, que debe recogerse de forma expresa, figure en una hoja aparte, diferenciada de la solicitud de inscripción padronal, pudiendo efectuarse en el mismo momento del empadronamiento
12.Petición por dos particulares de fotocopia compulsada de la hoja de empadronamiento de la renovación a 1 de enero de 1996.
El artículo 53.1 del Reglamento de Población y Demarcación Territorial de las Entidades locales, aprobado por Real Decreto 1690/1986, de 11 de julio, establece que El Padrón municipal es el registro administrativo donde constan los vecinos de un municipio. Sus datos constituyen prueba de la residencia en el municipio y del domicilio habitual en el mismo. Las certificaciones que de dichos datos se expidan tendrán carácter de documento público y fehaciente para todos los efectos administrativos.
Por otra parte, la Resolución de 4 de julio de 1997, conjunta de la Presidenta del Instituto Nacional de Estadística y del Director General de Cooperación Territorial por la que se dictan instrucciones técnicas a los Ayuntamientos sobre actualización del Padrón Municipal, establece en su apartado 6. Certificación y volante de empadronamiento, entre otros, los siguientes puntos: Debe recordarse que la certificación es el único documento que acredita fehacientemente el hecho del empadronamiento ... Siempre que un vecino necesite acreditar su empadronamiento ante Tribunales de Justicia, Organismos extranjeros, etc. es necesario que se aporte la correspondiente certificación con las firmas manuscritas del Secretario y del Alcalde o de sus delegados o sustitutos. La certificación acredita que en el Padrón del municipio que la expide figura empadronada en esa fecha como vecino la persona a la que se refiere ... Mediante certificación se acreditarán también otros hechos relativos al empadronamiento y de los que el Ayuntamiento tiene constancia oficial: fechas inicial y final del empadronamiento en el municipio, domicilios en los que ha estado empadronado, causa del alta o de la baja en el Padrón, etc. Por lo tanto, si el objetivo de los solicitantes, tal y como manifiestan en sus instancias, es acreditar su empadronamiento con fecha 1 de mayo de 1996 ante la A.E.A.T., bastaría con que el Ayuntamiento les expidiese un certificado histórico de empadronamiento.
Por otra parte, la Ley 30/92, de 26 de noviembre, de Régimen Jurídico de las Administraciones Públicas y del Procedimiento Administrativo Común, en su artículo 35 regula los derechos de los ciudadanos en su relación con las Administraciones Públicas, y el apartado h) contiene el derecho al acceso a los registros y archivos de las Administraciones Públicas en los términos previstos en la Constitución y en ésta u otras Leyes. El artículo 37 de la citada ley, que regula este derecho, establece en su apartado 8. que el derecho de acceso conllevará el de obtener copias o certificados de los documentos cuyo examen sea autorizado por la Administración, previo pago, en su caso, de las exacciones que se hallen legalmente establecidas. Además, el artículo 46.2 declara que las copias de cualesquiera documentos públicos gozarán de la misma validez y eficacia que éstos siempre que exista constancia de que sean auténticas.
En conclusión, si bien, como se dijo anteriormente, un certificado histórico de empadronamiento es el documento legal que acredita el empadronamiento de los solicitantes con fecha 1 de mayo de 1996 en el citado municipio, no existe inconveniente legal alguno en conceder a los mismos su petición de una fotocopia compulsada de la hoja de empadronamiento con la citada fecha. No obstante, si en la citada hoja padronal existieran datos de otras personas, para su cesión, se deberá tener en cuenta lo previsto en la Ley 15/1999, de 13 de septiembre, de Protección de Datos de Carácter Personal.
13.Tiempo que se ha de conservar la documentación padronal
La Comisión Permanente trató esta cuestión en la Consulta número 20. Conservación de la documentación padronal, resuelta en su Sesión de 19 de junio de 1997, que establece lo siguiente:
Las hojas padronales, y la restante documentación suscrita por los vecinos que el Ayuntamiento reciba oficialmente, debe ser conservada por éste con arreglo a la normativa general reguladora de la actividad administrativa.
Esa documentación podrá ser mantenida bien en su forma original o bien mediante “reproducciones de las mismas en forma que se garantice su autenticidad” (art. 60.3 del Reglamento de Población y Demarcación de las Entidades Locales, en concordancia con lo dispuesto en el art. 45.5 de la Ley 30/1992 de Régimen Jurídico de las Administraciones Públicas y del Procedimiento Administrativo Común( así como con las previsiones establecidas por la Ley 11/2007, de 22 de junio, de acceso electrónico de los ciudadanos a los Servicios Públicos y demás concordante)).
Queda, por tanto, sancionada reglamentariamente la posibilidad de conservar la documentación padronal en forma de ficheros ópticos o electrónicos, “siempre que quede garantizada su autenticidad, integridad y conservación”, como exige el citado art. 45.5 de la Ley 30/1992.
En cuanto a la determinación del plazo durante el cual es preceptiva la conservación de esta documentación, hay que partir del respeto al derecho que asiste a cada ciudadano de solicitar de las Administraciones municipales la expedición de certificaciones comprensivas de todo su historial de empadronamiento, lo cual determina que, como norma general, la documentación padronal más básica (las hojas padronales) deba ser conservada por un período no inferior a 100 años, dada la actual esperanza de vida de nuestros vecinos.
En consecuencia, si el Ayuntamiento, tal y como manifiesta, tiene problemas de archivo, una solución podría ser conservar la documentación en ficheros ópticos o electrónicos, siempre que quede garantizada su autenticidad e integridad de acuerdo con la normativa reguladora de la Administración electrónica, y destruir la correspondiente que está en soporte de papel.
No obstante, conviene aclarar que esta actuación se refiere al almacenamiento de las hojas padronales, y la restante documentación suscrita por los vecinos, como se ha dicho anteriormente, ya que para el resto de la documentación, tal como fotocopias de DNI, de recibos, contratos de arrendamientos... se ha de tener en cuenta que el artículo 59.2 del Reglamento de Población y Demarcación Territorial de las Entidades locales, aprobado por el Real Decreto 1690/1986, de 11 de julio, en su redacción dada por Real Decreto 2612/1996, de 20 de diciembre establece lo siguiente:
2. El Ayuntamiento podrá comprobar la veracidad de los datos consignados por los vecinos, exigiendo al efecto la presentación del Documento Nacional de Identidad o Tarjeta de residencia, el libro de familia, el título que legitime la ocupación de la vivienda u otros documentos análogos.
Además, el artículo 4.2 de la Ley Orgánica 15/1999, de 13 de diciembre, de Protección de Datos de Carácter Personal, establece lo siguiente:
Los datos de carácter personal serán cancelados cuando hayan dejado de ser necesarios o pertinentes para la finalidad para la cual hubieran sido recabados o registrados.
No serán conservados en forma que permita la identificación del interesado durante un periodo superior al necesario para los fines en base a los cuales hubieran sido recabados o registrados.
Por lo tanto, la legislación prevé que se comprueben los datos de la inscripción padronal con la presentación de la documentación correspondiente pero no exige que se deba guardar copia de la misma. Además, en aplicación del citado artículo 4.2 de la Ley Orgánica 15/1999, una vez utilizados para proceder a la inscripción padronal no podrían ser conservados.
En consecuencia, si el Ayuntamiento precisase en algún momento posterior a la inscripción padronal de cualquiera de esos documentos debería solicitarlo nuevamente al ciudadano en cuestión.
Para finalizar y por lo que se refiere a la conservación de las fotocopias de los DNI o tarjetas de residencia se informa que si el Ayuntamiento recaba la correspondiente autorización del ciudadano podría solicitar un acceso al Servicio de Verificación de Datos de Identidad ( REAL DECRETO 522/2006, de 28 de abril, por el que se suprime la aportación de fotocopias de documentos de identidad en los procedimientos administrativos de la Administración General del Estado y de sus organismos públicos vinculados o dependientes). al Ministerio de la Presidencia, para evitar que el ciudadano tuviera que aportar fotocopia de dichos documentos en virtud de lo previsto en el artículo 6 b) de la Ley 11/2007 de 22 de junio, de acceso electrónico de los ciudadanos a los Servicios Públicos.